Vertegenwoordiger Orderbeheer
Uw rol
Wat we bieden
Laat meer zien
Over ons
Uw rol
Wat we bieden
Laat meer zien
Over ons
Group K zoekt een Vertegenwoordiger Orderbeheer. Orderbeheer houdt in dat hij administratieve taken uitvoert in Adsolut zodat de klant een bevestiging ontvangt van zijn ondertekende offerte en de bestelling van de goederen voor dit ordernummer, die naar de leverancier(s) wordt gestuurd.
Uw rol
De afdeling Financiële Planning en Administratie (FPA) is verantwoordelijk voor het plannen, verwerken en beheren van bevestigde orders vanuit de verkoopafdeling. Dit omvat de volledige cyclus van bestellingen en leveringen (plaatsen, ontvangen, en verwerken van orders). Als Order Management Specialist speel je een cruciale rol in het beheer van orders binnen de GROUP K-organisatie.
Jouw verantwoordelijkheden:
- Bevestigen van bestellingen door orderbevestigingen naar klanten te sturen na ondertekening van de offerte.
- Verwerken van bestellingen in Adsolut zodra deze door de klant zijn goedgekeurd.
- Bewaken van de voortgang van bestellingen en hierover communiceren met interne stakeholders.
- Behandelen van de fysieke ontvangst van goederen op kantoor en administratieve verwerking in Adsolut.
- Invoeren van ordergegevens in AutoTask.
- Verwerken van leveringsbonnen en licenties, evenals documenten uit de elektronische brievenbus.
- Aanmaken en voorbereiden van verkoopbonnen voor facturatie zodra alle goederen volledig zijn ontvangen.
Verder heb je al eens gewerkt met een ERP-tool (=Adsolut) en heb je ervaring met administratieve afhandeling van offertes, orders, inkooporders, ontvangsten van goederen, voorraadbeheer en verkoopbonnen. Verder zul je met de volgende tools werken voor de uitvoering van de taken:
- Adsolut, een ERP-tool van Wolters-Kluwer
- AutoTask, een planningstool van Kaseya DattoCon
- Microsoft 365 (Office, Word, Excel, Teams en PowerPoint)
Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en opvolgen van de orderbeheersplanning, waarbij je rekening houdt met alle interne en externe beperkingen. Dit omvat het coördineren tussen interne en externe betrokkenen.
Daarnaast beheer je op basis van prijsoffertes in Adsolut de bestelling van alle artikelen binnen openstaande orders (OR’s) die door de afdeling Sales zijn bevestigd na goedkeuring door de klant.
Je rapporteert tweewekelijks aan de CFO en geeft daarbij inzicht in:
- Het aantal ontvangen orders (OR’s) in Adsolut.
- De datum van ontvangst en orderverwerking.
- Het percentage orders dat binnen 24 uur en 48 uur is verwerkt.
Deze rol vereist zowel nauwkeurigheid als een gestructureerde aanpak, zodat processen soepel verlopen en aan alle deadlines wordt voldaan.
Uw profiel
- Heeft bij voorkeur een bachelorsdiploma in de toegepaste economische wetenschappen of sales en marketing.
- Heeft bij voorkeur 5 jaar ervaring in ordermanagement als projectcoördinator, bij voorkeur in een IT-bedrijf.
- Heeft kennis van ISO 27001 – Management Systeem voor Informatiesystemen en ISO 9001 – Kwaliteitsmanagementsystemen.
- Beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en teamgeest.
- Heeft een goed timemanagement met het gevoel van urgentie.
- Is flexibel.
- Spreekt vloeiend Nederlands en Engels, spreekt enkele woorden Frans.
In deze baan vindt u:
Specialisme & Diepgang & Structuur & ZelfstandigheidWat we bieden
- Je werkt in een mooie, ruimtelijke omgeving waar er aandacht is voor jouw ambitie en persoonlijke ontwikkeling en waar team spirit erg belangrijk is.
- Je krijgt een voltijds contract (40u.) aangeboden van onbepaalde duur.
- Je hebt hierdoor recht op 20 verlofdagen, alsook 12 ADV-dagen.
- Daarnaast bestaat je salarispakket uit maaltijdcheques, een bedrijfswagen met tankkaart, een GSM met abonnement, een laptop en een cafetariaplan.